Regulamin funkcjonowania, obsługi i eksploatacji monitoringu wizyjnego na terenie Urzędu Miasta Skierniewice

Regulamin
funkcjonowania, obsługi i eksploatacji monitoringu wizyjnego
na terenie Urzędu Miasta Skierniewice

§ 1

1. Regulamin określa zasady funkcjonowania, obsługi i eksploatacji monitoringu wizyjnego zwanego dalej „monitoringiem” w otoczeniu budynków, znajdujących się w zasobach Urzędu Miasta Skierniewice, reguły rejestracji i zapisu informacji oraz sposób zabezpieczenia, a także możliwość udostępniania zgromadzonych danych.
2. Monitoring stanowi własność Urzędu Miasta Skierniewice.

§ 2

Celem instalacji monitoringu w Urzędzie jest:

1. Podniesienie poziomu bezpieczeństwa pracowników oraz interesantów urzędu.
2. Zapobieganie dewastacji i kradzieży w budynku urzędu, a także rejestracja zdarzeń sprzyjająca ustaleniu sprawcy wykroczenia lub przestępstwa.
3. Wyjaśnianie sytuacji konfliktowych oraz ustalanie sprawców czynów nagannych (bójki, kradzież lub zniszczenie mienia itp.).
4. Ograniczenie dostępu do obiektu dla osób nieuprawnionych i niepożądanych.

§ 3

1. System monitoringu wizyjnego obejmuje w szczególności kamery, rejestratory, okablowanie i oprogramowanie, a ponadto stanowisko odbierające obraz z kamer i rejestratora.
2. Urząd Miasta posiada monitoring zewnętrzny (w miejscach newralgicznych, obejmujących obszar wokół budynku Urzędu Miasta).
3. Monitoring podlega nadzorowi przez Prezydenta Miasta Skierniewice.
4. Obsługę informatyczną systemu sprawują Starszy Informatyk oraz Inspektor Ochrony Danych, którzy, na podstawie upoważnienia Prezydenta Miasta Skierniewice, mają dostęp do:
   1. bezpośredniego podglądu obrazów z kamer i rejestratorów,
   2. urządzenia rejestrującego,
   3. zapisów z kamer.
5. Do zapoznania się z zapisami z kamer i rejestratorów z monitoringu na terenie Urzędu upoważnieni są:
   1. Prezydent Miasta Skierniewice, a w wypadku, określonym w § 5 ust. 2 również osoby (organy) tam wymienione,
   2. Starszy Informatyk,
   3. Administrator Systemów Informatycznych,
   4. Inspektor Ochrony Danych,
   5. Naczelnik Wydziału Organizacyjnego,
   6. Inne osoby i podmioty po uzyskaniu pisemnej zgody Prezydenta Miasta Skierniewice.
6. Wzór upoważnienia stanowi załącznik nr 6 do niniejszego regulaminu.
7. Rejestr Upoważnień wymienionych w ust. 6 prowadzony jest przez Inspektora Ochrony Danych w Urzędzie Miasta Skierniewice.

§ 4

1. Monitoring funkcjonuje całodobowo. W godzinach pracy Urzędu dostęp do podglądu na żywo z kamer monitoringu ma Naczelnik Wydziału Organizacyjnego, Administrator Systemów Informatycznych, Inspektor Ochrony Danych oraz Starszy Informatyk.
2. Rejestracji i zapisowi na nośniku danych, podlega tylko obraz z kamer systemu monitoringu wizyjnego (bez dźwięku).
3. Administratorem nagrań pochodzących z monitoringu jest Prezydent Miasta Skierniewice.
4. Dane pochodzące z nagrań umożliwiające identyfikację osoby, zarejestrowane i przechowywane uważane są za dane osobowe, w rozumieniu Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych.
5. Obserwacja i rejestracja w monitoringu obrazu zdarzeń, prowadzona jest z poszanowaniem godności człowieka. Nie może być prowadzona w sposób, który dyskryminuje obserwowane osoby w szczególności ze względu na płeć, rasę, przynależność etniczną, poglądy czy wyznanie. Wybór punktów zainstalowania kamer został dokonany w oparciu o poszanowanie praw i wolności obywateli. Nie obejmuje także swoim zasięgiem bezpośrednich stanowisk pracy pracowników Urzędu z wyłączeniem sprzątaczek i konserwatorów.
6. Nagrania z monitoringu przechowywane są nie dłużej, niż 30 dni, a następnie są kasowane poprzez automatyczne nadpisanie.
7. Wykaz miejsc, w których zainstalowane są kamery systemu monitoringu, zawarty jest w załączniku nr 1 do niniejszego regulaminu.
8. Miejsce, w którym znajduje się stanowisko odbierające obraz z kamer i rejestratora jest określone w Załączniku nr 2 do regulaminu.
9. Wejście do pomieszczenia gdzie przechowywane są nagrania z monitoringu jest możliwe w obecności Prezydenta Miasta, a także po wyrażeniu pisemnej zgody przez niego lub w obecności upoważnionego pracownika który sprawuje obsługę informatyczną nad systemem.

§ 5

1. Monitoring ma służyć przede wszystkim działalności prewencyjnej.
2. Udostępnianie nagrań jest możliwe uprawnionym organom lub instytucjom, np. Policji, sądom i prokuratorom itd., po wskazaniu przez nie podstawy faktycznej oraz prawnej, a pozostałym podmiotom - w przypadku wykazania przez nie istnienia interesu prawnego w udostępnieniu. Udostępnienie następuje po wyrażeniu zgody przez Prezydenta Miasta Skierniewice lub w przypadku jego nieobecności przez Zastępcę Prezydenta Miasta Skierniewice.
3. Wzór wniosku o zabezpieczenie i udostępnienie danych stanowi załącznik nr 3 i 4 do niniejszego regulaminu.
4. Informacja o prowadzeniu monitoringu wizyjnego jest przekazana za pomocą tabliczek informacyjnych przy wejściu do budynku Urzędu.
5. Dane zapisane na nośniki nie stanowią informacji publicznej i nie podlegają udostępnieniu w oparciu o przepisy ustawy o dostępie do informacji publicznej.
6. W wypadkach nie cierpiących zwłoki organ, o którym mowa w ust. 2, zgłasza wniosek ustnie Prezydentowi Miasta Skierniewic lub jednej z osób wymienionych w § 3 ust. 4 i 5, a następnie w terminie nie dłuższym niż 5 dni dostarcza go na piśmie.
7. Udostępnianie nagrań z monitoringu jest ewidencjonowane w „Rejestrze udostępnionych nagrań z monitoringu Urzędu Miasta Skierniewice”, prowadzonym przez Inspektora Ochrony Danych w Urzędzie Miasta Skierniewice, którego wzór stanowi załącznik nr 5 do niniejszego regulaminu.

§ 6

W miarę potrzeb, a także możliwości elementy systemu monitoringu będą udoskonalane, wymieniane i rozszerzane.

§ 7

Regulamin wchodzi w życie z dniem podpisania przez Prezydenta Miasta Skierniewice.

PREZYDENT MIASTA

Krzysztof Jażdżyk

Wykaz załączników do regulaminu:

• Zał. nr 1 - Wykaz miejsc w których znajdują się kamery monitoringu
• Zał. nr 2 - Miejsce przechowywania danych z monitoringu, stanowisko odbierające obraz z kamer i rejestratora
• Zał. nr 3 - Wniosek o zabezpieczenie i udostępnienie danych z monitoringu wizyjnego
• Zał. nr 4 - Oświadczenie o celu zabezpieczenia danych z monitoringu wizyjnego
• Zał. nr 5 - Rejestr udostępnionych nagrań z monitoringu
• Zał. nr 6 - Upoważnienie do dostępu (przeglądania) do danych z monitoringu wizyjnego
• Zał. nr 7 - Rejestr upoważnień do dostępu do nagrań z monitoringu
• Zał. nr 8 - Oświadczenie o zapoznaniu się z Regulaminem funkcjonowania, obsługi i eksploatacji monitoringu wizyjnego